גבייה מלקוחות – איך עושים זאת נכון?

בעיה נפוצה יותר מכפי שהיינו רוצים בעסקים, היא חשבוניות שנשלחו אך התשלום עבורן התעכב והתעכב עד שלא נותרה ברירה אלא לגבות את החוב בדרכים פחות "קלאסיות" ונעימות. הדבר עלול להוביל להיווצרות בעיה של חוסר נזילות שמכבידה על העסק, בעיה אשר יכולה להגיע לכדי פשיטת רגל של העסק.
אז כן, אמנם גבייה מלקוחות היא אחד האתגרים המשמעותיים שבעלי עסקים נאלצים להתמודד איתם, אבל באמצעות גישה נכונה, סבלנות וכלים מתאימים, תוכלו להבטיח תזרים מזומנים תקין בעסק ולחסוך לעצמכם הרבה כאבי ראש. אז בואו נראה איך עושים זאת כמו שצריך.

גבייה מלקוחות – כיצד לנהוג נכון?

הכלל הראשון והחשוב מכל בגבייה, הוא שקיפות מלאה. זהו למעשה, אחד היסודות החשובים ביותר בתהליך הגבייה. יש להציג מראש לכל לקוח ובצורה ברורה וחד-משמעית את תנאי התשלום, מועדי הפירעון, העמלות בגין פיגורים וכל פרט רלוונטי אחר. ברגע שיש שקיפות מלאה מראש, קטן הסיכוי לאי הבנות ואי נעימויות מיותרות בהמשך הדרך כשיגיע זמן הגבייה.

כשאתם מבצעים גבייה, דרשו את התשלום מהלקוח בצורה עניינית אך נחרצת. השתדלו לא להיות תקיפים או שיפוטיים (בדרך כלל זה לא מראה על עוצמה אלא על חולשה), אך יש לעמוד על המוסכם באופן נחוש ובלי פשרות. המנעו ממצב בו אתם מגמישים את התנאים או מוותרים על חלקם. הראו הבנה לסיבות העיכוב ותנו ארכות זמן סבירות, אבל הקפידו על עקביות ועל דרישה לפירעון מלא.

חשוב להיות סבלניים אך גם לא בעלי אורך רוח יתר על המידה. אל תלחצו על הלקוח ברגע הראשון, אבל גם אל תמתינו זמן ארוך מדי. קבעו מראש לוחות זמנים סבירים, תנו ארכה קצרה במקרה הצורך, אך לאחר מכן נקטו בהליכים נחרצים כגון התראות רשמיות והליכים משפטיים במידת הצורך.

איך לגבות כסף מלקוחות?

כאמור, המפתח לגביית חובות אפקטיבית מלקוחות הוא תקשורת רצופה, אסרטיביות ועקביות בפעולות. הדרכים הספציפיות יכולות לכלול:

• שליחת תזכורות תקופתיות לפירעון חשבוניות. פעולה פשוטה אך יעילה שמזכירה ללקוח על החוב התלוי.
• אל תחששו להציע פריסת תשלומים במקרה הצורך. גמישות יכולה למנוע את הידרדרות המצב.
• במקרים מורכבים, נסו ליצור קשר ישיר עם הלקוח באמצעות שיחה טלפונית או אף פגישה פנים מול פנים. התקשורת האישית מגבירה את הסיכויים לפתור את המצב.
• חברת גבייה חיצונית – משרד גבייה מקצועי יעשה בשבילכם את העבודה כך שכנראה לא תגיעו למקרי קיצון.
• במקרים בהם דרך הגבייה הרגילה לא צלחה, ניתן לפנות לנקיטת הליכים משפטיים להחזר החוב.

הכירו את שיטות הגבייה מלקוחות

קיימות מספר שיטות מקובלות לצורך גבייה מלקוחות, שתי שיטות פופולריות במיוחד כוללות:

• שליחת תזכורות הדרגתיות, החל מתזכורת עדינה וידידותית ועד למכתבי התראה חריפים וברורים יותר.
• פנייה ישירה וברורה אל הלקוח תוך כדי הצגת משבר הנזילות והנזק העסקי העלול להיגרם בשל הפיגורים בתשלום.
• שיטות אלטרנטיביות יותר כוללות פנייה לחברת גבייה חיצונית שתפגין רצינות או במקרים מורכבים יותר פניה לעורך דין בעל סמכות. לפעמים רק עצם העובדה שמעלים על השולחן את האפשרות להליכים משפטיים, מספיקה כדי לגבות את התשלום.

המפתח הוא להיות סבלניים אך עקביים, לפעול באסרטיביות אך לא באגרסיביות שמשדרת לעתים חולשה לצד השני ועלולה להניב את התוצאה ההפוכה. היו מדויקים, שלחו את התזכורות ללקוח – ובמרבית המקרים עקביות ומשמעת יניבו את התוצאות הרצויות. עם זאת, חשוב לשים לב מתי הלקוח מתחמק מתשלום במכוון ומתי עולה הסכנה שהלקוח חדל פירעון – משום שבמקרה כזה, אם לא פועלים מהר הדברים עלולים להסתבך ואתם עלולים למצוא את עצמכם אחרונים בסדר הנשייה (העסק שמקבל את הכסף אחרון בשרשרת).

כשהדברים הולכים ומדרדרים:

לעתים, למרות מאמצים רבים וסבלנות, גביית החוב אינה מצליחה. כשמאמצי הגבייה אינם משיאים פרי כבר למעלה מ-90 יום, על פי הסטטיסטיקות המקובלות הסיכויים לגביית החוב יורדים לכ-75%. לכן, אם זיהיתם שכבר במשך חודשיים רצופים לא שילמו לכם את הסכום המגיע לכם – זה הזמן להרים "דגל אדום". המשמעות היא שזהו שלב שבו הגבייה הופכת למשבר ממשי, מה שפוגע בהתנהלות העסקית התקינה. במצבים כאלה, חשוב לנקוט בפעולות קיצוניות יותר ולהניח על הכף אפשרויות של גבייה באמצעות הליכים משפטיים. אל תאיימו, אלא פשוט הציגו את העובדות כפי שהן: אין לכם ברירה אלא לעשות זאת, ואם לא תקבלו את הכסף הדבר פוגע בהתנהלותכם התקינה. חשוב שהלקוח יבין את מידת הרצינות ושאתם יותר לא מדברים רק במילים, אלא גם שיש לכם את היכולת לעבור למעשים. פעמים רבות, רק זה כבר יספיק כדי להחזיר לפחות חלק מהחוב.