תיעדוף משימות נכון הוא ה א-ב בניהול של כל עסק. כאשר עובדים בצורה מסודרת ומאורגנת תוך תעדוף משימות לפי חשיבותן ניתן להפיק יותר מהזמן שיש ומתוך כך להגיע לתוצאות טובות יותר ולהשגת היעדים העסקיים שלנו.
בכתבה זו נרחיב כיצד קביעת סדרי עדיפויות נכונים וגם סדר וארגון ישפיעו לטובה על העסק שלנו ואף נספק לכם טיפים וכלים מעשיים כיצד לתעדף משימות בעבודה.
האתגרים של תעדוף משימות:
● ריבוי משימות – בעולם של היום אנחנו מוצאים את עצמנו מוצפים לעיתים קרובות במגוון רחב של משימות, דחופות וחשובות כאחד. קשה לדעת באיזו משימה לטפל תחילה, וקל להתפזר וללכת לאיבוד בים המטלות.
● הסחות דעת – גורם משמעותי המפריע לריכוז וגורם לנו לבזבז זמן יקר. הסחות הדעת יכולות להגיע ממקורות שונים כמו: טלפונים, מיילים, רעש חיצוני ועוד. הסחות אלה מקשות על התמקדות במשימות חשובות וביעילות העבודה.
● הערכת זמן לא נכונה – לעיתים קרובות, אנו מתקשים להעריך את הזמן הדרוש לביצוע משימות. דבר שיכול לגרום לנו לדחות משימות חשובות או להתחייב לאלה שלא באמת נוכל נבצע.
● פחד מחוסר הצלחה – דחיינות של משימות קשות או מורכבות מחשש להיכשל. וכתוצאה מכך עומס עבודה שהצטבר והשפעה על תחושת המסוגלות והמוטיבציה.
טיפים יעילים לתעדוף משימות:
● הגדרת יעדים – הגדרת יעדים לטווח הארוך והקצר תסייע לנו להיות ממוקדים במה שחשוב באמת ולהפיק את המירב מזמננו. מומלץ להתחיל במה שחשוב לנו הן ברמה המקצועית והאישית ולפרק את המשימות לקטנות וברות השגה. פירוק המשימות לקטנות יסייע לנו לעקוב אחר ההתקדמות אשר תתרום לתחושת הצלחה ושמירה על מוטיבציה להמשך.
● צמצום הסחות דעת – בעת משימות חשובות מומלץ לעבוד במקום שקט, מסודר ומואר וכדאי להתנתק ממכשירים דיגיטליים העלולים להפריע לריכוז. ניתן להשתמש גם באוזניות, טכניקות ריכוז או כל כלי אחר שיכול לעזור בצמצום הפרעות.
● רשימת משימות – רשימה של כל המשימות שעלינו לבצע, כולל משימות קטנות וגדולות, יכולה לעשות לנו סדר בבלאגן ולגרום לנו לתחושת שליטה. לאחר השלמת הרשימה עלינו להחליט מה דחוף יותר ומה פחות. כמוכן, בשיטה זו ניתן לעקוב אחר ההתקדמות ע"י סימון משימות שהושלמו וכתוצאה מכך לתחושת הישג ועידוד להמשיך הלאה.
● שיטת אייזנהאואר – סיווג משימות לפי דחיפות וחשיבות, ע"פ שיטה זו מחלקים את המשימות ל4 קטגוריות: חשוב ודחוף, חשוב ולא דחוף, לא חשוב ודחוף ולא חשוב ולא דחוף. כלי זה יעיל מאד ועוזר להתמקדות וחלוקת משימות לפי חשיבותם.
1. דחוף וחשוב – נושאים הדורשים טיפול כאן ועכשיו ( למשל מענה דחוף למייל)
2. לא דחוף וחשוב – נושאים הדורשים טיפול אך לא ברגע זה. לדוגמא קביעת יעדים לשנה הבאה
3. דחוף ולא חשוב -משימות הדורשות טיפול אך לא בהכרח חשובות כמו שיחת טלפון לא חשובה
4. לא דחוף ולא חשוב – משימות שהן בזבוז זמן ולא מקדמות אותנו.
איך תיעדוף משימות נכון משפיע על העסק שלי?
יישום נכון של גישות שונות לתיעדוף משימות תורם לנו במגוון דרכים:
חיזוק מוניטין העסק – עמידה בלוחות זמנים מול לקוחותינו תסייע לנו ליצירת תדמית אמינה ומקצועית ותאפשר לנו לשמור על הלקוחות הקיימים ואף למשוך לקוחות חדשים.
התמקדות – צמצום הסחות דעת והתמקדות במה שחשוב יותר מביא לתפוקה גבוהה יותר בזמן נתון וכן לעבודה איכותית יותר.
שיפור המוטיבציה – תעדוף נכון יביא לתחושת שליטה על העומס ולוחות הזמנים וכך יפחית את הלחץ, יביא לתחושת סיפוק והגשמה עצמית ומתוך כך גם לשיפור המוטיבציה להמשך.
מכל אלה, ניתן להסיק כי תעדוף משימות נכון יביא להתמקדות בפעולות בעלות ההשפעה הגבוהה ביותר על היעדים האסטרטגיים שלנו ומכאן לעסק מצליח וחזק.
כיצד שירותי משרד במיקור חוץ יכולים לסייע לנו בתיעדוף משימות?
שירותים מסוג זה יאפשרו לנו להתמקד במה שחשוב ויכולים לסייע לנו בכמה מישורים:
חיסכון בזמן – שירותי משרד יבצעו עבורנו משימות רבות כמו ניהול יומן ומענה לטלפונים.
מקצועיות – חברות המציעות שירותי משרד חיצוניים מעסיקות צוות מקצועי ומנוסה כך שנוכל להיות בטוחים שמשימות יבוצעו בצורה מקצועית.
חבילת שירות מותאמת אישית – נבחר את השירותים הספציפיים אותם אנו צריכים בהתאם לעומס העבודה שלנו. כגון: שירות הנהלת חשבונות במיקור חוץ או שירות עוזר אישי.
חיסכון בעלויות – שירות חיצוני יאפשר לנו לוותר על העסקת עובדים קבועים בעלויות גבוהות.
התייעלות – שחרור ממשימות אדמיניסטרטיביות יאפשר לנו להקדיש את זמננו למשימות חשובות יותר בעלות ערך מוסף לעסק.
אם אתם מרגישים בחוסר שליטה או עמוסים בים של מטלות, דברו איתנו, משרדנו מתמחים במתן שירותי משרד במיקור חוץ ונשמח לסייע לכם >>