הפקת דוחות לעסק
קיימים כמה דוחות חשובים שהם בסיס ההתנהלות של כל עסק. היכולת של הזרמת הנתונים בזמן אמת והניתוח המדויק שלהם, סולל את הדרך עבור מנהלי העסק לביצוע השינויים הנדרשים. כל שינוי הוא מהותי כדי שהעסק יגביר את הרווחיות ולא יפסיד כספים.
תזרים מזומנים
המטרה של תזרים מזומנים היא כדי לשמור לאורך כל הזמן על יתרה בחשבון הבנק שהיא בזכות, או לחלופין יתרת חובה, שהיא בתוך מסגרת האשראי שאושרה לעסק על ידי הבנק.
תזרים המזומנים כולל מידע יום יומי על הנושאים הבאים:
- הערכה של היתרה.
- כספים שאמורים להיכנס ביום זה מלקוחות תוך ציון הסכומים הרלוונטיים.
- סכומים שאמורים להיכנס ביום זה מחברות כרטיסי האשראי או מחברת הסליקה, תוך ציון הסכומים המדויקים.
- המחאות דחויות שהופקדו בחשבון וביום זה יגיע מועד הפירעון שלהן, רושמים את הסכומים המדויקים.
- הוצאות שיש לשלם בכל תאריך כמו מע"מ, מס הכנסה מקדמות, מס הכנסה ניכויים, ביטוח לאומי עובדים וכו'.
- תשלומים שהתקבלו באמצעות המחאות דחויות וביום זה מגיע מועד הפירעון שלהן, על פי הסכום המדויק.
חשיבות של המצב בחשבון הבנק
היתרה בחשבון הבנק וההתכנסות בתוך מסגרת האשראי היא הנושא החשוב ביותר לקיומו של העסק ולכן ההקפדה היא על הכנת תזרים המזומנים היא לכמה חודשים קדימה, כדי שבכל יום מנהל העסק יראה את המצב ובמידת הצורך יטפל בפתרונות שונים כדי לא להגיע לחריגה.
דוחות רווח והפסד
אין זה מספיק לדעת אם עסק הוא רווחי או הפסדי. חייבים לנתח את הנתונים באופן מדויק כדי לבצע שינויים שיגבירו מצד אחד את הרובד שיוצר הכנסות מעולות ומצד שני יבצעו עצירה בנושאים שהם הפסדיים, כמו לדוגמה שיווק של מוצר שרמת המכירות שלו היא מינורית ולכן זה לא מכסה את כל ההוצאות שמסביב.
העוזר האישי מבצע את הכנת הדוחות האלו באופן רוטיני ולכן יש מידע up to date שמסייע מאד למנהלי החברה.