ניהול הוצאות בעסק: איך להפסיק להשאיר כסף על השולחן?

מה נחשב הוצאה מוכרת?

הוצאה מוכרת היא הוצאה ששימשה לצורך הפעילות העסקית שלך, או במילים אחרות הוצאה שעוזרת לך לייצר הכנסה. ולכן רשות המסים מאפשרת לנכות אותה מההכנסות לצורך חישוב מס.

לדוגמה:

• שירותים מקצועיים שונים: רו"ח, יועצת שיווק, עוזרת אישית, שירותי מזכירות
• תוכנות ופתרונות בענן – ניהול לקוחות, עיצוב, Zoom וכו’
• הוצאות משרד – ציוד, שכירות, שליחויות, אינטרנט, טלפון
• נסיעות, כיבוד קל, רכב – מוכרים חלקית, לפי כללים

מה לא נחשב להוצאה מוכרת:

לא כל הוצאה שהעסק משלם עליה באמת מוכרת לצורכי מס. הוצאות שלא משמשות באופן ישיר לפעילות העסקית, או שיש להן אופי אישי – פשוט לא מוכרות, גם אם שולמו מחשבון העסק.
כדי להבין את זה טוב יותר, הנה כמה דוגמאות להוצאות שרשות המיסים פשוט לא מקבלת לא משנה מה.

• קנסות – כולל דוחות תנועה, חניה, מס הכנסה, מע"מ
• ריביות על חובות אישיים
• תרומות שלא דווחו לפי החוק
• הוצאות רפואיות או טיפולים בריאותיים
• ציוד לבית או לשימוש אישי, גם אם נרכש דרך העסק
• שיפוצים בבית שלא הוגדר כמשרד מוכר

איפה בעלי עסקים נופלים?

רוב בעלי העסקים לא נופלים כי הם לא יודעים מה מותר ומה אסור. הם נופלים כי הם פשוט לא עוקבים אחר ההוצאות בזמן אמת לא מתוך רשלנות, אלא כי אין להם מתי.
החיים כעצמאים הם מסלול ריצה בלתי נגמר. כל הזמן עובדים על העסק, בתוך העסק, ומנסים גם לחיות תוך כדי. יש לקוחות לדבר איתם, פרויקטים לסיים, גבייה, שיווק, משפחה, חיים.

אז מה קורה בפועל? ניהול ההוצאות נדחק לפינה, לא כי זה לא חשוב – אלא כי אין זמן לזה.
ואז זה נראה כך:

• קבלה נזרקת לתיק או לארנק – ובסוף החודש אין מושג איפה היא
• קנייה אונליין מהטלפון – אבל לא שומרים את האישור או לא מזכירים לרואה החשבון
• תשלום במזומן – בלי רישום, בלי חשבונית, וזה כאילו לא קרה
• חיוב באשראי של העסק על מוצר פרטי – ובסוף שוכחים למה זה שייך
• “נרשום את זה אחר כך” – אבל ה”אחר כך” פשוט לא קורה

כל פעולה כזו אולי נראית קטנה באותו רגע, אבל יחד הן מצטברות למשהו הרבה יותר גדול:
עשרות ולעיתים מאות ואלפי שקלים בשנה של הוצאות מוכרות – שלא נרשמו, שלא תועדו, ושלא יוכרו במס.

וזה בדיוק הכסף שנשאר על השולחן, לא בגלל שהעסק לא עובד ולא בגלל שחסרה מקצועיות. אלא כי לא נוצרו עדיין הרגלים שמאפשרים לנהל את זה כמו שצריך, בתוך כל עומס החיים והעסק. וכמובן שזה בר תיקון – בלי להשתנות, רק בעזרת כמה כלים והרגלים קטנים.

איך לשים לזה סוף – כלים פשוטים לניהול הוצאות חכם

אז מה עושים כשאין זמן, הראש מפוצץ, ויש אלף משימות ביום? הנה שישה כלים והרגלים שיכולים לעשות סדר – בלי מאמץ מוגזם, כלים והרגלים לניהול חכם של הוצאות:

1. לרשום במקום – לא אחר כך

קיבלתם קבלה? מצלמים אותה מיד – ושולחים למייל, מעלים לאפליקציה, או שומרים אותה באותו רגע. הרבה הוצאות הולכות לאיבוד רק כי נדחו ב־"נטפל בזה מחר". ההרגל הזה לבד מציל עשרות קבלות בשנה.

2. חשבון בנק/אשראי נפרד לעסק

גם אם אתם עסק קטן, כדאי להפריד את ההוצאות העסקיות מהאישיות.
חשבון נפרד (או לפחות כרטיס אשראי נפרד) עושה סדר בניהול, חוסך בלבול מול רואה החשבון – ומונע מכם לשכוח הוצאות מוכרות.

3. גיליון הוצאות פשוט

גיליון Google Sheets או Excel עם עמודות קבועות: תאריך, ספק, סכום, קטגוריה, אמצעי תשלום, האם נרשמה.
שומרים את הקובץ בענן, משתפים עם רו"ח או מי שעוזר לכם וזה חוסך התעסקות מיותרת כל סוף שנה.

4. שעה קבועה בשבוע

קבעו ביומן: כל יום חמישי ב-14:00 – לבדוק מה נרשם, לעדכן, לשלוח לרו"ח אם צריך. לא צריך יותר מזה – רק להתמיד.

5. קבוצת וואטסאפ ייעודית להוצאות

פותחים קבוצה עם עצמכם (אפשר לצרף איש קשר זמני ולהסיר) – ושם מרכזים את כל הקבלות, אישורים, קבצים או צילומי מסך, כל מה שקשור להוצאה – ישר לשם.
פעם בשבועיים פותחים את הקבוצה מהמחשב, מעתיקים לגיליון או מעבירים לרו"ח וסיימתם.

6. לא לבד – אם אין לך זמן

אם אתם יודעים שזה לא יקרה זה בסדר. אפשר להעביר את זה לעוזרת אישית, שירותי מזכירות או שירותי משרד מרחוק שעושים את זה עבורכם. מה שחשוב: שהניהול הזה יקרה. לאו דווקא מי עושה אותו.

כשעושים סדר, רואים תוצאות

ניהול הוצאות הוא לא עניין טכני או עוד מטלה ביורוקרטית. הוא מה שמבדיל בין עסק שיודע בדיוק איפה הוא עומד, לבין עסק שפשוט מקווה לטוב בסוף השנה. זה לא מסובך ודורש רק הרגלים פשוטים, מינימום משמעת עצמית, וקצת רצון לעשות סדר.

כי שעוקבים אחרי ההוצאות כמו שצריך:

• לא שוכחים הוצאות מוכרות שמגיעות לכם
• משלמים פחות מס, באופן חוקי
• מבינים באמת כמה העסק מרוויח ולא לפי תחושת בטן
• ובסופו של דבר – זה מה שנותן שליטה, שקט וביטחון בעסק.

אם ברור לכם שזה מסוג הדברים שימשיכו להידחות – בדיוק בשביל זה אנחנו כאן. אנחנו מציעים שירותי משרד ועוזר אישי – שיעזרו לכם להישאר מסודרים, גם כשאין לכם ראש לזה.

אפשר לדבר איתנו, להבין איך זה עובד, ולבדוק אם זה מתאים לעסק שלכם, צרו קשר כאן.