כל אדם שמקים עסק קטן או חברה בע"מ מטפל בהרבה נושאים הקשורים לפיתוחו של העסק ולתפעולו. אך התחום הראשון בחשיבותו הוא ההיבט הפיננסי של העסק. כאשר מדובר בעסק שמנוהל באופן נכון בפן הכלכלי ואין כשלים יום יומיים בניהול חשבון הבנק, יכול בעל העסק לטפל בכל רבדי העשייה הקיימים בו. אך אם חלילה יש כשלים פיננסיים, התוצאות שלהם עלולות להיות חמורות ואף ליצור השלכות על קיומו של העסק במקרים קיצוניים.
זו הסיבה שכל בעל עסק דואג שיהיה ברשותו תזרים מזומנים עדכני אשר נתוניו מסונכרנים באופן קבוע, וכאשר פועלים על פיו, יש שליטה על כל הנושא הפיננסי של העסק.
מהו תזרים מזומנים
אחת הפעולות החשובות ביותר בעסק היא עדכון יום יומי של תזרים מזומנים. לצורך כך ממנה מנהל העסק אדם מסוים כמו לדוגמה מנהל הכספים, או אחד מהעובדים בהנהלת חשבונות. מדי יום הוא קולט מתוך תוכנת הנהלת החשבונות את הנתונים לגבי תשלומים, המחאות, כרטיסי אשראי, חשבוניות ועוד. בדרך זו הטבלה מעודכנת לפחות לשלושה חודשים קדימה והמידע מתווסף כל הזמן.
תזרים מזומנים הוא טבלה מפורטת התואמת את היתרה היום יומית של כל אחד מחשבונות הבנק של העסק, הן בזמן אמת והן בעתיד ולכן מכינים אותו לכמה חודשים קדימה. המטרה היא שהתזרים ישקף באופן מדויק את מצב הכספים בעסק.
איך לנהל נכון תזרים מזומנים לעסק
יש אפשרות לבצע ניהול תזרים מזומנים באמצעות טבלת אקסל מפורטת שהיא נוחה מאד לשימוש והיא בדרך כלל משותפת לכמה גורמים בחברה, או לחלופין להשתמש באחת התוכנות הייעודיות לצורך זה. בדרך זו מי שיש לו הרשאה יכול לעדכן נתונים על פי האסמכתאות, וגם לצפות בטבלה הזו כדי לראות מה אמור לקרות בימים הקרובים.
קיימת חשיבות רבה למידע של תזרים מזומנים לעסק כיוון שכך בעל העסק נמצא עם היד על הדופק והוא צופה מראש כשלים מסוימים ביתרה בחשבון הבנק. כאשר הוא יודע זאת מראש, יש לו מספיק זמן להיערך לכל תרחיש ולמצוא פתרונות שלא יובילו לחריגה ממסגרת האשראי שאושרה על ידי הבנק. המטרה החשובה ביותר היא שלא יוצר מצב חריג שבו יגבילו את הפעילות בחשבון הבנק.
לכן כאשר יש כשלים כמו לדוגמה לקוח שלא ביצע העברה בנקאית, או תשלום חריג שיש לבצע, הדבר מוציא את תזרים המזומנים מאיזון והצפי הוא לחריגה ממסגרת האשראי. במקרים האלו בעל העסק אמור למצוא פתרונות מידיים כיוון שבעוד יומיים צפויים לרדת הוראות קבע, או תשלומים לרשויות ובמצב הנוכחי לא יהיה להן כיסוי.
פתרונות לאיזון תזרים המזומנים שניתן לבצע:
• ניכיון של המחאות עתידיות כך שהן תיפרענה מידית. הדבר כרוך בתשלום ריביות אך לעיתים אין ברירה.
• הקדמת תשלום מלקוחות.
• הקדמת תשלום מחברות הסליקה של חברות האשראי.
• העברת בקשה לקבלת הלוואה בנקאית מהבנק או ממקור חוץ בנקאי לפרק זמן מסוים.
• עיכוב זמני של תשלומים לספקים ועוד.
• הזרמת כספים אישיים של בעל העסק כהלוואת בעלים.
מבנה דוח תזרים מזומנים
הדף הראשון בדוח כולל את היתרה העדכנית בחשבון הבנק ולאחר מכן מופיעות בכל יום התנועות הכספיות הצפויות בו, הן לחובה והן לזכות כמו לדוגמה:
הכנסות:
1. כספים שאמורים להיכנס לחשבון הבנק באמצעות העברות בנקאיות בתאריך ספציפי וזאת בהתאם לתנאי התשלום שסוכמו עם כל לקוח ועל פי החשבוניות שהופקו עבורו.
2. כספים שאמורים להיכנס לחשבון הבנק באמצעות המחאות עתידיות מהלקוחות. מדובר בתשלומים עתידיים שהתקבלו כבר והופקדו בחשבון הבנק לפדיון עתידי.
3. ממוצע כספים יום יומי של הכנסות הנובע ממכירות בקופה, כמו לדוגמה בחנות לממכר נעליים.
4. כספים שנכנסים ממערך הסליקה של כרטיסי אשראי ביום ההעברות שנקבע. זה יכול לקרות בכל יום, אחת לשבוע, אחת לשבועיים, אחת לחודש וכו'. מנהלי הכספים מקושרים למערך המידע של חברות האשראי וכך הם יודעים מראש מהו הסכום הכספי שאמור להיכנס לחשבון הבנק בכל תאריך.
5. החזרים וזיכויים שונים כמו לדוגמה החזרי מע"מ, תשלום ממס הכנסה בעקבות החזר מס על פי הדוח השנתי שהוגש וכו'
הוצאות:
1. תשלומים שכבר ניתנו לספקים וזאת באמצעות המחאות עתידיות כך שזמן הפירעון הוא ידוע.
2. תשלומים שיש לבצע בתאריכים ספציפיים לכל ספק וזאת על פי הסכמי המסחר בין הצדדים.
3. הוצאות קבועות של העסק אשר משולמות באמצעות הוראות קבע לחברת החשמל, עירייה ביטוחים וכו' . מנהל הכספים יודע מהו האומדן של החיובים בכל חודש בשנה הקודמת ולכן הנתונים בטבלה יהיו הצפי. עם קבלת דרישת התשלום החודשית, אפשר לעדכן את הנתון בטבלה.
4. הוצאות שכר כולל הוצאות סוציאליות של כל העובדים שגם הן נתון שרושמים אותו כצפי ורק לאחר סיום עריכת של תלושי השכר, אפשר לרשום את הנתון הסופי.
5. תשלומים עבור ספקים שונים כמו ספקי סחורות, נותני שירות, פרילנסים, שילוח בין-לאומי ועוד. בשלב ראשון רושמים אומדן או סכום קבוע כמו במקרים של ריטיינר ולאחר מכן רושמים את הנתון האמיתי.
6. הוצאות חודשיות למוסד לביטוח לאומי עבור העובדים ועבור בעל העסק אם הוא עצמאי וגם למס הכנסה ניכויים. בנוסף לכך הוצאות חודשיות או דו חודשיות עבור תשלומי מס ערך מוסף, ומס הכנסה מקדמות.
7. תשלומים לבנקים עבור החזר הלוואות, עמלות וכו'.
8. הוצאות קבועות עבור רכבי החברה, דלק, מוסכים וכו'.
9. בנוסף לכל הנתונים האלו רצוי להוסיף סכום קבוע כתשלומים בלתי צפויים עבור הוצאות לא צפויות כמו לדוגמה 10,000 ₪.
הנהלת חשבונות במיקור חוץ – פתרון לקושי בניהול נכון של תזרים מזומנים
דוח תזרים מזומנים הוא בעל חשיבות עצומה לשמירה על עסק פעיל ויציב. זו הסיבה שאם בעל העסק מגיע למסקנה שהוא אינו מסוגל לבצע זאת או שאין לו אנשי כספים שהוא סומך עליהם, הדרך המומלצת היא לשכור את שירותיה של חברה המבצעת זאת במיקור חוץ. עובדיה המיומנים יבצעו את הפעולות הנדרשות בכל יום וכך אפשר יהיה לעקוב אחר הנתונים בזמן אמת ולבצע את הפעולות הנדרשות כדי שלא יהיו כשלים כספיים.