ניהול יומנים
ניהול לוח הזמנים של כל איש עסקים הוא נושא קריטי מאד עבורו. הוא זקוק לזמן עבור המשימות השונות ולכן התכנון הנכון של שעות העבודה שלו הוא אבן דרך חשובה ביותר עבורו.
אופן ניהול יומנים
עוזר אישי אשר מבצע באופן יום יומי את נושא ניהול יומנים עבור מנכ"ל החברה או עבור כמה בעלי תפקידים בכירים, מכיר את דרך ההתנהלות אשר נוחה לכל אחד מהם ולכן הוא יודע באופן מדויק באילו מועדים לתאם פגישות במשרד וגם מחוצה לו. ההיגיון הוא לא להעמיס ביומן יותר מדי פגישות כיוון שהדבר גוזל זמן רב וזאת כיוון שאיש העסקים אמור לבצע גם דברים רבים נוספים וכאשר היומן עמוס מדי, הוא לא מצליח לבצע אותם.
המומחיות של ניהול יומנים היא לאזן בין כל המטלות וליצור סדרי עדיפויות על פי ההכוונה של המנהל הספציפי. אם לדוגמה הוא נוסע לפגישה בחיפה, זו הזדמנות מצוינת לתאם לו פגישה או שתי פגישות נוספות אצל לקוחות שמשרדם ממוקם באזור גיאוגרפי קרוב, כמו לדוגמה בקריות. בדרך זו מנהל זה חוסך נסיעות כפולות ליעד זהה, דבר שגוזל זמן רב לאור עומסי התנועה הכבדים במהלך היום.
תיאום פגישות רבות משתתפים
אחד הקשיים הגדולים של תיאום יומנים הוא כאשר מדובר במשתתפים רבים שאמורים להיפגש יחד פיזית, בזום או בישיבה משולבת שבה חלק מהמשתתפים נמצאים במשרד ואחרים מצטרפים בזום. לכל אחד מהמוזמנים יש לוח זמנים משלו שהוא די עמוס ולכן למצוא זמן המתאים לכולם, זו משימה לא פשוטה.
העוזר האישי משוחח עם כל אחד מהמוזמנים או עם מזכירתו והוא עושה כל שניתן כדי למצוא מועד שמתאים לכולם יחד. לא אחת כמה ימים לאחר התיאום המורכב הזה, יש שינויים של אחד מהמשתתפים שבאופן חריג מודיע שהוא לא יוכל להשתתף עקב מחלה, מילואים, ישיבה דחופה אחרת וכו'. במקרים האלו הגורמים האחראיים מחליטים אם לקיים את הישיבה בלעדיו, או לחלופין לתאם מועד חדש כך שכל ההתנהלות מתחילה שוב, עד מציאת תאריך חדש.
תיעדוף של פגישות עסקיות
מי שמבצע ניהול יומנים מכיר את המנהלים בעסק ואת סדרי העדיפויות שלהם. לכן הוא פועל על פי ההנחיות ומתאם את כל הפגישות הרלוונטיות, במשרד ומחוץ למשרד. כדי לבצע זאת כהלכה, היומן חייב להיות תמיד מעודכן ולכלול גם מועדים שבהם אין לקבוע פגישות כמו בימים שבהם המנהל משתתף בכנס מסוים באילת, בימים שבהם הוא נמצא מעבר לים ובימים שבהם הוא עסוק בעניינים פרטיים שלו ולכן מדובר בזמנים שחסומים לפגישות.
אף על פי שלוח הזמנים ביומן הוא ברור, קריא ובדרך כלל גם צבעוני, חשוב מאד לתזכר את המנהלים באמצעות מערכות המחשוב הפנימיות של העסק על סדר הפגישות. זו הסיבה שהעוזר האישי מבצע זאת וכך ברוב המקרים בעלי התפקידים מגיעים לכל הפגישות שנקבעו להם.