ניהול זמן נכון בעבודה

התמודדות עם גזלני זמן

לא אחת במהלך העבודה נתקלים העובדים בגזלני זמן שונים ואילו הזמן הנדרש להם להשלמת המשימות הוא ארוך וקשה להם מאד לעמוד בלוחות הזמנים שנקבעו. מכאן כדאי לקבוע כמה כללים עקרוניים ולפעול על פיהם בכל יום.

כללים לביצוע יומיומי אשר יעזור להימנע מבזבוז זמן בעבודה:

• המיילים הם חשובים אך הבדיקה שלהם לאורך כל היום, יוצרת הפסקות שגויות במהלך העבודה התקין. לכן מומלץ לקבוע שעות קבועות אשר רק בהן העובד עובר על המיילים ומטפל בנושאים הדחופים.
• יש לקבוע מטלה מרכזית לכל יום ומשעות הבוקר המוקדמות לטפל בנושא הנבחר עד השלמתו ולא לנתב את הזמן למטלות שהן חשובות פחות.
• אם קיימים אתרים פתוחים על המסך כמו אתרי חדשות ורשתות חברתיות, הימצאותם ברקע מפריע לריכוז ועדיף לסגור אותם בזמן העבודה ורק בתום העבודה, או לאחר סיום פרק מסוים שנקבע מראש, אפשר לפתוח את האתרים האלו שוב.
• מומלץ להשתיק קבוצות שיחה שהן לא בדרגת חשיבות גבוהה בווטס אפ, כיוון שיש בהן הודעות רבות לאורך כל היום והדבר מפריע ביותר לשגרת העבודה.
• במידת האפשר יש להשתיק את המכשיר הסלולרי.

טעויות שעושים בניהול זמן לא נכון

מי שאינו מנהל נכון את הזמן מגיע למצבים שבהם היעילות שלו היא נמוכה והוא מבזבז זמן יקר בכל יום על נושאים שוליים שבדרך כלל הוא לא אמור לטפל בהם כלל כיוון שהחשיבות שלהם היא נמוכה, או לחלופין מדובר בנושאים שאמורים לטפל גורמים אחרים בחברה. לדוגמא: ענייני כוח אדם שמטפל מנהל משאבי אנוש, הצעה לרכישת טלפונים סלולריים חדשים שזה נושא שיטפל בו מנהל הכספים על פי הכדאיות הכלכלית וכו'.
חשוב לזכור, זמן שווה כסף ולכן העובדים והמנהלים אמורים ללמוד בעצמם עם הזמן שיטות חדשות ואפקטיביות לניהול זמן נכון. או לחלופין להיעזר במנטור שיסייע להם ביצירת שיטות עבודה חדשניות ונהלים חדשים שהם יהיו מתווה הדרך אשר יעלה את רמת הפרודוקטיביות, ישפר את יחסי העבודה ואת שיתופי הפעולה בין העובדים השונים וגם יסייע בחיזוק הדימוי העצמי של העובד או המנהל.
כיום, ההתפתחות הטכנולוגית והקידמה מאפשרת לכל עסק להיעזר באופציות חדשות, כמו לדוגמה שימוש במערכת אוטומציה שבאמצעותה פעולות מסוימות יבוצעו באופן אוטומטי וכך אפשר יהיה לחסוך שעות עבודה רבות של העובדים.
כאשר מבצעים שינויים מדורגים יש לכך השפעה רוחבית בעלת חשיבות רבה, לא רק על חיי היום יום של העובד במקום העבודה אלא גם על רבדים אחרים בחיי העובד. זה קורה כאשר הוא מרוצה שההספק שלו עולה והדינמיקה הזו סוחפת אחריה גם את העובדים הנוספים במחלקה או בחברה וכולם דוהרים קדימה.

כשלים ניהוליים עקב בעיות בניהול הזמן

העבודה היא נדבך חשוב ומרכזי בחייו של כל עובד ובטח בחייו של כל מנהל. עם השנים כל אחד מהם מפתח תחושת שייכות לעסק ומכאן ההנחה שכל עובד עושה כל שניתן כדי לקדם את ההליכים השונים לטובת הפיתוח העסקי של החברה.
אם התחושה בחברה היא שדברים נתקעים או שיש פעולות שאינן מבוצעות עד תום ואף פעם לא מצליחים לבצע את המשימות בשלמותם בזמן, קיימת סבירות גבוהה שמדובר בתקלות בניהול הזמן ולפיכך יש לבדוק נושא זה באופן מעמיק. המגמה היא לבצע שיפור של דפוסי עבודה, ליצור שיתופי פעולה יעילים בין העובדים ולהעלות את רמת התקשורת והדיווח וכך האפקטיביות תהיה גבוהה יותר.

אם אתם מרגישים שמוטל עליכם עומס רב מדי ואתם לא מסוגלים לבצע את כל המשימות על הצד הטוב ביותר ובזמן, כדאי לשקול סיוע יום יומי כמו לדוגמה ניתוב חלק מהמטלות לטיפולו של משרד במיקור חוץ. עובדיו יבצעו פעולות ספציפיות על פי הצורך וזאת תוך מתן דיווחים בזמן אמת על פי נהלי עבודה שייקבעו בין הצדדים.