כל אדם שמקים עסק קטן שהוא עוסק מורשה או לחלופין חברה בע"מ מעוניין להרוויח כסף וכמה שיותר. לכן הוא בונה תוכנית עסקית אשר תנווט באופן הנכון את הפעילות העסקית וכך יהיו לו הכנסות יפות וגם רווח נאה.
התנהלות עסקית נכונה
הדרך הזו אינה כה קלה כיוון שכל עסק צריך לנהל נכון, לראות מה קורה בכל נישה של פעילות עסקית וכל הזמן ליזום דברים חדשים כמו מבצעי מכירות כדאיים, כדי שהעסק יהיה פעיל ואטרקטיבי וכך רמת ההכנסות תעלה כל הזמן.
לכל מנהל עסק קשה להתמודד עם כל רבדי העשייה כמו הלוגיסטיקה, הכספים, השיווק ועוד הרבה תחומים על פי תחום העיסוק ולכן הפתרון הוא לשכור את שירותיו של עוזר אישי שיסייע לו לבחון נושאים מסוימים ולבצע מטלות שונות. בדרך זו בעל העסק מטפל בנושאים האחרים כמו הפיתוח העסקי.
צמצום בהוצאות העסק
גם כאשר יש הכנסות יפות, חשוב לשמור על מאזן כספי נכון כדי שההוצאות לא ינגסו נתח משמעותי של ההכנסות וכך הרווחיות תהיה קטנה יותר. לכן יש להעניק תשומת לב רבה לנושא ההוצאות ולצמצם את העלויות שלהן באופן ניכר.
מי שהוא מומחה בנושאי אדמיניסטרציה פונה לעסקים הרלוונטיים ומבצע איסוף הצעות מחיר. על ידי בדיקה מעמיקה של כל אחת מההצעות ועריכת השוואה, הוא מקבל תמונה ברורה לחלוטין איזו עסקה היא הכדאית ביותר ומאיזו עסקה כדאי להתרחק.
כאשר באופן עקבי פועלים כך עבור ביצוע הזמנות מספקים, אפשר לראות בכל חודש כיצד הרמה של ההוצאות יורדת באופן מתמיד וזאת ללא פגיעה בטיב השירות.
דוחות חודשיים, רבעוניים ושנתיים
אחת מהפעולות הבסיסיות שמבצע עוזר אישי היא בניית תזרים כספי והפקת דוחות. הנתונים האלו הם אקוטיים והם מעניקים לבעל העסק תמונה ברורה ביותר על המצב הפיננסי של העסק בכל נקודת זמן. על פי תזרים המזומנים הוא יודע אם על פי ההכנסות מצד אחד והתשלומים מצד שני, אם היתרה היום או בעוד כמה ימים היא בתוך המסגרת שאושרה לעסק או שצפויה חריגה ויש להיערך לכך.
מעבר לכך העוזר האישי מכין גם דוח רווח והפסד על פי יחידות הרווח של העסק. כמו לדוגמה אם יש פעילות בשני רבדים כמו ייצור ושיווק, ניהול סניפים, יבוא ויצוא ועוד. בדרך זו יש מידע נקודתי על כל יחידה אם היא רווחית, מהי הרווחיות שלה, או לחלופין אם היא הפסדית.
בניתוח הפיננסי של דוח זה בעל העסק אמור באופן מידי להסיק מסקנות, כמו לדוגמה להגביר ייצור של מוצר מצליח כיוון שהייצור אינו מספיק לאור הביקושים, לסגור מחלקה שהיא הפסדית כיוון שמדובר במוצר שכבר אין לו שוק, או כל פעולה אחרת שיש לבצע ללא דיחוי, כדי לא להעצים את הבעייתיות הקיימת באחת הנישות.
השילוב של שמירה על קו הוצאות נכון ללא חריגה ממנו מצד אחד ועשיית כל שניתן עבור הגדלת ההכנסות מצד שני, תוביל כמעט כל עסק שמנוהל נכון לשורת רווח שתגדל בכל דוח, מחודש לחודש ומשנה לשנה.