בעיה נפוצה יותר מכפי שהיינו רוצים בעסקים, היא חשבוניות שנשלחו אך התשלום עבורן התעכב והתעכב עד שלא נותרה ברירה אלא לגבות את החוב בדרכים פחות "קלאסיות" ונעימות. הדבר עלול להוביל להיווצרות בעיה של חוסר נזילות שמכבידה על העסק, בעיה אשר יכולה להגיע לכדי פשיטת רגל של העסק.
אז כן, אמנם גבייה מלקוחות היא אחד האתגרים המשמעותיים שבעלי עסקים נאלצים להתמודד איתם, אבל באמצעות גישה נכונה, סבלנות וכלים מתאימים, תוכלו להבטיח תזרים מזומנים תקין בעסק ולחסוך לעצמכם הרבה כאבי ראש. אז בואו נראה איך עושים זאת כמו שצריך.

גבייה מלקוחות – כיצד לנהוג נכון?

הכלל הראשון והחשוב מכל בגבייה, הוא שקיפות מלאה. זהו למעשה, אחד היסודות החשובים ביותר בתהליך הגבייה. יש להציג מראש לכל לקוח ובצורה ברורה וחד-משמעית את תנאי התשלום, מועדי הפירעון, העמלות בגין פיגורים וכל פרט רלוונטי אחר. ברגע שיש שקיפות מלאה מראש, קטן הסיכוי לאי הבנות ואי נעימויות מיותרות בהמשך הדרך כשיגיע זמן הגבייה.

כשאתם מבצעים גבייה, דרשו את התשלום מהלקוח בצורה עניינית אך נחרצת. השתדלו לא להיות תקיפים או שיפוטיים (בדרך כלל זה לא מראה על עוצמה אלא על חולשה), אך יש לעמוד על המוסכם באופן נחוש ובלי פשרות. המנעו ממצב בו אתם מגמישים את התנאים או מוותרים על חלקם. הראו הבנה לסיבות העיכוב ותנו ארכות זמן סבירות, אבל הקפידו על עקביות ועל דרישה לפירעון מלא.

חשוב להיות סבלניים אך גם לא בעלי אורך רוח יתר על המידה. אל תלחצו על הלקוח ברגע הראשון, אבל גם אל תמתינו זמן ארוך מדי. קבעו מראש לוחות זמנים סבירים, תנו ארכה קצרה במקרה הצורך, אך לאחר מכן נקטו בהליכים נחרצים כגון התראות רשמיות והליכים משפטיים במידת הצורך.

איך לגבות כסף מלקוחות?

כאמור, המפתח לגביית חובות אפקטיבית מלקוחות הוא תקשורת רצופה, אסרטיביות ועקביות בפעולות. הדרכים הספציפיות יכולות לכלול:

• שליחת תזכורות תקופתיות לפירעון חשבוניות. פעולה פשוטה אך יעילה שמזכירה ללקוח על החוב התלוי.
• אל תחששו להציע פריסת תשלומים במקרה הצורך. גמישות יכולה למנוע את הידרדרות המצב.
• במקרים מורכבים, נסו ליצור קשר ישיר עם הלקוח באמצעות שיחה טלפונית או אף פגישה פנים מול פנים. התקשורת האישית מגבירה את הסיכויים לפתור את המצב.
• חברת גבייה חיצונית – משרד גבייה מקצועי יעשה בשבילכם את העבודה כך שכנראה לא תגיעו למקרי קיצון.
• במקרים בהם דרך הגבייה הרגילה לא צלחה, ניתן לפנות לנקיטת הליכים משפטיים להחזר החוב.

הכירו את שיטות הגבייה מלקוחות

קיימות מספר שיטות מקובלות לצורך גבייה מלקוחות, שתי שיטות פופולריות במיוחד כוללות:

• שליחת תזכורות הדרגתיות, החל מתזכורת עדינה וידידותית ועד למכתבי התראה חריפים וברורים יותר.
• פנייה ישירה וברורה אל הלקוח תוך כדי הצגת משבר הנזילות והנזק העסקי העלול להיגרם בשל הפיגורים בתשלום.
• שיטות אלטרנטיביות יותר כוללות פנייה לחברת גבייה חיצונית שתפגין רצינות או במקרים מורכבים יותר פניה לעורך דין בעל סמכות. לפעמים רק עצם העובדה שמעלים על השולחן את האפשרות להליכים משפטיים, מספיקה כדי לגבות את התשלום.

המפתח הוא להיות סבלניים אך עקביים, לפעול באסרטיביות אך לא באגרסיביות שמשדרת לעתים חולשה לצד השני ועלולה להניב את התוצאה ההפוכה. היו מדויקים, שלחו את התזכורות ללקוח – ובמרבית המקרים עקביות ומשמעת יניבו את התוצאות הרצויות. עם זאת, חשוב לשים לב מתי הלקוח מתחמק מתשלום במכוון ומתי עולה הסכנה שהלקוח חדל פירעון – משום שבמקרה כזה, אם לא פועלים מהר הדברים עלולים להסתבך ואתם עלולים למצוא את עצמכם אחרונים בסדר הנשייה (העסק שמקבל את הכסף אחרון בשרשרת).

כשהדברים הולכים ומדרדרים:

לעתים, למרות מאמצים רבים וסבלנות, גביית החוב אינה מצליחה. כשמאמצי הגבייה אינם משיאים פרי כבר למעלה מ-90 יום, על פי הסטטיסטיקות המקובלות הסיכויים לגביית החוב יורדים לכ-75%. לכן, אם זיהיתם שכבר במשך חודשיים רצופים לא שילמו לכם את הסכום המגיע לכם – זה הזמן להרים "דגל אדום". המשמעות היא שזהו שלב שבו הגבייה הופכת למשבר ממשי, מה שפוגע בהתנהלות העסקית התקינה. במצבים כאלה, חשוב לנקוט בפעולות קיצוניות יותר ולהניח על הכף אפשרויות של גבייה באמצעות הליכים משפטיים. אל תאיימו, אלא פשוט הציגו את העובדות כפי שהן: אין לכם ברירה אלא לעשות זאת, ואם לא תקבלו את הכסף הדבר פוגע בהתנהלותכם התקינה. חשוב שהלקוח יבין את מידת הרצינות ושאתם יותר לא מדברים רק במילים, אלא גם שיש לכם את היכולת לעבור למעשים. פעמים רבות, רק זה כבר יספיק כדי להחזיר לפחות חלק מהחוב.

אתם רוצים לצאת לחופשה אך מפחדים להשאיר את העסק שלכם לבד? מובן לגמרי! כבעלי עסקים, אתם משקיעים את כל כולכם במוצר או בשירות שלכם, ולכן הרעיון של לעזוב את הכל מאחור, גם אם זה רק לכמה ימים, נראה בלתי אפשרי. אבל זכרו שזה לא צריך להיות כך – עם קצת תכנון מראש, אתם יכולים באמת לצאת לחופשי ולהיות רגועים לחלוטין. אם אתם בעלי עסקים שחושבים שאין דרך בה אתם יכולים לצאת מבלי להיות פיזית בעסק שלכם כל היום, המאמר הזה בדיוק בשבילכם. בסופו, תבינו בדיוק איך עוזר אישי לעסקים יכול לעזור לכם לצאת לחופשה תוך כדי שהעסק ממשיך לפעול כשורה.

האתגרים הקיימים – מה מונע מבעלי עסקים לצאת לחופשה?

היכולת לקחת חופש כבעל עסק מציבה אתגרים רבים. ראשית, יש את נושא העבודה השוטפת – המשמעות של חופשה היא לא לטפל בלקוחות קיימים, בהזמנות חדשות, בניהול הרשתות החברתיות וכו'. בנוסף, אתם אלה שצריכים לקבל את כל ההחלטות, לנהל את המו"מ עם ספקים ולקוחות, ולדאוג שהכל רץ כשורה. במצב כזה, כיצד תוכלו פשוט לעזוב הכל? אתגר נוסף הוא העבודה שצפויה להצטבר בזמן הזה. לקוחות שחיכו לתשובות, הזמנות שנדחו זמנית, ועוד משימות שהצטברו להן. הקושי ברור: כיצד תצליחו לעמוד בכל העומס הזה אחרי תקופה כל כך ארוכה?

איך לנהל עסק בזמן חופשה?

גם אם אתם לא יכולים להימנע לחלוטין מלהתעסק בענייני העסק במהלך החופשה, קיימים כמה צעדים שאפשר לנקוט כדי להפחית את העומס:

1. אפשרו לעובדים שאתם סומכים עליהם מהצוות שלכם לקבל החלטות חשובות במקומכם.
2. הפנו לקוחות לעובדים רלוונטיים שיוכלו לתת מענה אנושי זמין לבקשותיהם.
3. התארגנו מראש עם קבצים דיגיטליים מרוכזים אליהם תוכלו לגשת בקלות מכל מקום.
4. הגבילו את זמני המענה לשעות ספציפיות, כדי לא להיות זמינים 24/7.

איך להכין את העסק לחופשה?

כדי ליהנות מחופשה רגועה ושלווה, חשוב להכין את העסק כראוי לפני היציאה. הנה כמה טיפים שישמשו אתכם היטב:

• הודיעו ללקוחות ולספקים על מועד היעדרותכם וספקו חלופות למענה שוטף.
• בצעו מיפוי מקיף של המשימות, הניירת והקבצים שמטופלים על-ידכם, כדי שעובדים אחרים יוכלו להמשיך בעבודה ללא עיכובים.
• הכינו לעובדים רשימת משימות ברורה ומסודרת בתחום אחריותם.
• האצילו סמכויות זמניות לגורמי מפתח, כדי שיוכלו לקבל החלטות חשובות במקומכם.

טיפים לחופשה לעצמאים בראש שקט

• שחררו את עצמכם מהעסק במהלך החופשה. אמנם זה קשה, אך זכרו – המטרה היא להירגע ולחדש כוחות.
• גם אם אתם לא יכולים להתנתק מהעסק באופן מוחלט, הפרידו בין זמן העבודה לפנאי. התכוננו מראש כך שלא תצטרכו להיות זמינים לאורך כל היום.
• גלו אמון בצוות העובדים שלכם וביכולתם לתפקד גם בלעדיכם לתקופת זמן מוגבלת.
• הסתכלו על החופשה כעל השקעה בעסק. גוף ונפש רעננים מחזירים אתכם לעבודה עם יצירתיות וכוחות מחודשים.
• אל תתנצלו על החופשה שלכם! לכל בעל עסק זמן לעצמו מעת לעת, כך תוכלו להיות טובים יותר בעבודה.

תיעדוף משימות נכון הוא ה א-ב בניהול של כל עסק. כאשר עובדים בצורה מסודרת ומאורגנת תוך תעדוף משימות לפי חשיבותן ניתן להפיק יותר מהזמן שיש ומתוך כך להגיע לתוצאות טובות יותר ולהשגת היעדים העסקיים שלנו.

בכתבה זו נרחיב כיצד קביעת סדרי עדיפויות נכונים וגם סדר וארגון ישפיעו לטובה על העסק שלנו ואף נספק לכם טיפים וכלים מעשיים כיצד לתעדף משימות בעבודה.

האתגרים של תעדוף משימות:

● ריבוי משימות – בעולם של היום אנחנו מוצאים את עצמנו מוצפים לעיתים קרובות במגוון רחב של משימות, דחופות וחשובות כאחד. קשה לדעת באיזו משימה לטפל תחילה, וקל להתפזר וללכת לאיבוד בים המטלות.
● הסחות דעת – גורם משמעותי המפריע לריכוז וגורם לנו לבזבז זמן יקר. הסחות הדעת יכולות להגיע ממקורות שונים כמו: טלפונים, מיילים, רעש חיצוני ועוד. הסחות אלה מקשות על התמקדות במשימות חשובות וביעילות העבודה.
● הערכת זמן לא נכונה – לעיתים קרובות, אנו מתקשים להעריך את הזמן הדרוש לביצוע משימות. דבר שיכול לגרום לנו לדחות משימות חשובות או להתחייב לאלה שלא באמת נוכל נבצע.
● פחד מחוסר הצלחה – דחיינות של משימות קשות או מורכבות מחשש להיכשל. וכתוצאה מכך עומס עבודה שהצטבר והשפעה על תחושת המסוגלות והמוטיבציה.

טיפים יעילים לתעדוף משימות:

● הגדרת יעדים – הגדרת יעדים לטווח הארוך והקצר תסייע לנו להיות ממוקדים במה שחשוב באמת ולהפיק את המירב מזמננו. מומלץ להתחיל במה שחשוב לנו הן ברמה המקצועית והאישית ולפרק את המשימות לקטנות וברות השגה. פירוק המשימות לקטנות יסייע לנו לעקוב אחר ההתקדמות אשר תתרום לתחושת הצלחה ושמירה על מוטיבציה להמשך.

● צמצום הסחות דעת – בעת משימות חשובות מומלץ לעבוד במקום שקט, מסודר ומואר וכדאי להתנתק ממכשירים דיגיטליים העלולים להפריע לריכוז. ניתן להשתמש גם באוזניות, טכניקות ריכוז או כל כלי אחר שיכול לעזור בצמצום הפרעות.

● רשימת משימות – רשימה של כל המשימות שעלינו לבצע, כולל משימות קטנות וגדולות, יכולה לעשות לנו סדר בבלאגן ולגרום לנו לתחושת שליטה. לאחר השלמת הרשימה עלינו להחליט מה דחוף יותר ומה פחות. כמוכן, בשיטה זו ניתן לעקוב אחר ההתקדמות ע"י סימון משימות שהושלמו וכתוצאה מכך לתחושת הישג ועידוד להמשיך הלאה.

● שיטת אייזנהאואר – סיווג משימות לפי דחיפות וחשיבות, ע"פ שיטה זו מחלקים את המשימות ל4 קטגוריות: חשוב ודחוף, חשוב ולא דחוף, לא חשוב ודחוף ולא חשוב ולא דחוף. כלי זה יעיל מאד ועוזר להתמקדות וחלוקת משימות לפי חשיבותם.
1. דחוף וחשוב – נושאים הדורשים טיפול כאן ועכשיו ( למשל מענה דחוף למייל)
2. לא דחוף וחשוב – נושאים הדורשים טיפול אך לא ברגע זה. לדוגמא קביעת יעדים לשנה הבאה
3. דחוף ולא חשוב -משימות הדורשות טיפול אך לא בהכרח חשובות כמו שיחת טלפון לא חשובה
4. לא דחוף ולא חשוב – משימות שהן בזבוז זמן ולא מקדמות אותנו.

ניהול עסק דורש מאיתנו להיות ממוקדים במשימות רבות בו זמנית, החל מתפעול יום יומי כמו ניהול צוות העובדים, שירות לקוחות, ניהול החשבונות, שיווק ועד פיתוח מוצרים חדשים וקידום העסק. מטלות משרדיות אלה גוזלות זמן רב ועלולות להוביל לתחושת לחץ, חוסר ארגון וסדר ואף לפגיעה בהצלחה העסקית. שירותי משרד חיצוניים מהווים פתרון יעיל וחסכוני ויעזרו לנו להתמקד במה שחשוב באמת: קידום ופיתוח העסק שלנו.

התייעלות באמצעות שירותי משרד במיקור חוץ: 

התמקדות עסקית – זמן שווה כסף!

מקצועיות

בחירה נכונה של צוות מיומן ומנוסה המספק שירותי משרד, הוא בהכרח מעיד על יועצים מקצועיים בתחום אשר עברו הכשרה מתאימה. כמו כן צוות מקצועי מתעדכן לעיתים תכופות בכל החידושים הקיימים בתחומם באופן שוטף.
לפיכך הצוות יודע לעבוד עם כלים וטכנולוגיות מתקדמות וייעודיות לשלל הנושאים הרלוונטיים. ומכאן, שהשירות יהיה איכותי ומקצועי יותר מאשר צוות פנימי ללא ניסיון ומומחיות ספציפיים.

חיסכון כספי בעלויות

אחת מן ההוצאות הגדולות הקיימות בכל עסק היא כוח אדם. לצורך תפעול עבודות משרדיות נדרש מאיתנו להעסיק עובדים עם שכר קבוע הכולל בתוכו: הפרשות לפנסיה, ימי חופש ומחלה, קרן השתלמות ועוד.
בנוסף לעלויות אלה לכל עסק ישנם עלויות נלוות כמו: שכירות משרד, חשמל, ארנונה, קניית ציוד משרדי, רכישת תוכנות ייעודיות לתפעול וקיימות עוד הוצאות נוספות רבות.
שירותי משרד במיקור חוץ יאפשרו לנו לחסוך עלויות אלה ולשלם רק על השירותים שאותם אנחנו צריכים ללא עלויות נלוות וללא התחייבויות נוספות.

סדר וארגון

עומס עבודה רב הוא גורם משמעותי לדחיית משימות ואי סדר. ניהול עסק דורש מאיתנו תפעול בו זמנית של מטלות מסוגים שונים אשר גוזלות זמן ומקשות על עבודה מאורגנת וממוקדת. לכן, צוות חיצוני מהווה פתרון אידיאלי לבעיית חוסר הסדר והארגון. צוות מיומן ומקצועי ייקח על עצמו את ניהול לוח הזמנים שלנו, יארגן את המסמכים שלנו, ייתן מענה ללקוחות ולספקים ועוד.

שיפור חווית לקוח הקצה והגדלת המכירות

שיפור חווית הלקוח היא חשובה להצלחת כל עסק. שירותי משרד חיצוניים יכולים לסייע לנו בתקשורת יעילה עם לקוחות, ספקים ועובדים. הצוות החיצוני יודע לטפל בפניות של לקוחות, עונה לשאלות, נותן פתרון לתלונות ובעצם יהיה בזמינות גבוהה ויעילה לכל צורך שעולה. שירות לקוחות טוב תורם רבות לשביעות רצון הלקוחות מה שיביא אותם לרכוש שוב ואף להמליץ עלינו למשפחה וחברים ומכאן גם להגדלת היקף המכירות.

חיזוק המותג העסקי

כאשר צוות מנוסה נותן מענה אדיב ומקצועי, בין אם הלקוח מתקשר או שולח מייל, הוא תמיד יקבל את רמת השירות הגבוהה ביותר. המענה יינתן בצורה עקבית ואחידה ויחד עם זאת מותאמת אישית לכל לקוח ולקוח. עקביות ואחידות בטיפול בפניות מעבירות מסר של מקצועיות ורצינות ומחזקת את תדמית העסק שלנו ויוצרת רושם חיובי אצל לקוחותינו.

כבעלי עסקים, אתם זכאים לא אחת לקבל החזרים והטבות כספיות רבות מהמדינה. בדרך כלל, בעלי עסקים רבים אפילו לא מודעים למה שמגיע להם. בין אם מדובר בהחזר מס הכנסה, הנחות ופטורים ממסים, או החזרים מביטוח לאומי – ישנן דרכים רבות לחסוך כסף רב באמצעות תשלומים והטבות מהרשויות. במאמר זה נסקור באופן מקיף את מגוון אפשרויות ההחזרים וההטבות הכספיות העומדות לרשותכם כבעלי עסקים בישראל, כולל גובה ההחזרים והתנאים המזכים בהם. נדבר על הזכויות שלכם מול מס הכנסה וביטוח לאומי, ועל הדרכים בהן תוכלו להבטיח שאתם ממצים את ההטבות המגיעות לכם. אל תחמיצו, זה שווה לכם כסף!

איזה הטבות והחזרים כספיים אתם יכולים לקבל?

ברמת העיקרון, הזכאות להחזר כספים ממס הכנסה נובעת מתשלום יתר של מס החברה לאורך השנה לעומת המס האמיתי שמגיע על פי הדוח השנתי של העסק. כאן ראוי לציין כי עצמאים ובעלי עסקים עם הכנסה חייבת הנמוכה מסכום הפטור השנתי ששילמו מס הכנסה לאורך השנה, צפויים להחזר מס משמעותי במיוחד בסופה.
איך תוכלו להגדיל עוד יותר את שיעור ההחזר? תוכלו לנצל פטורים וניכויים שונים בעת הגשת הדו"ח השנתי, למשל: תרומות למוסדות מוכרים, הוצאות בגין ביטוח בריאות, הפקדות לקרנות השתלמות ועוד. חשוב לשמור היטב את כל הקבלות והאישורים, על מנת שניתן יהיה לנצל את מלוא זכויותיכם מול שלטונות המס.

החזר מס סעיף 46 (תרומות)

בעלי עסקים שתרמו כספים למוסדות ציבור המאושרים בסעיף 46 לפקודת מס הכנסה, זכאים להחזר של 35% מסכום התרומה עד לתקרה שנתית מסוימת. קיימים מספר תנאים עיקריים שצריך למלא כדי שבעלי העסק יוכלו ליהנות מהחזר מס על תרומות:

• התרומה חייבת להיות למוסד ציבורי המאושר בסעיף 46 – רשימה של המוסדות המאושרים מפורסמת באתר רשות המסים.
•  יש לשמור על אישורי תרומה לכל סכום שהועבר ולוודא שמצוין בהם שם העסק התורם.
  הסכום המצטבר של התרומות בכל שנה לא יעלה על 30% מההכנסה החייבת של העסק או על תקרת התרומות המזכות בהטבה, לפי הנמוך מביניהם.
• יש לדווח על התרומות ולצרף את האישורים בדו"ח השנתי המוגש למס הכנסה.

עמידה בתנאים אלה מאפשרת לבעלי העסקים ליהנות מהחזר של 35% מסכום התרומות, ובכך להקטין את חבות המס האפקטיבית שלהם בכל שנה.

יש לכם עסק או רעיון לעסק מצליח, תכנית פעולה וכיוון כללי בראש – אתם מבינים בדיוק לאן העסק הולך ואולי גם העובדים שלכם מבינים זאת, אך עדיין הדברים נראים מעורפלים? הגיע הזמן לגייס משקיעים לעסק, או לקחת הלוואה מהבנק ואתם רוצים להציג מסמך מסודר שיאפשר לאנשים להבין את הכיוון העתידי של החברה? בדיוק לשם כך נולד המונח "תכנית עסקית".

במאמר הבא, ננסה לתמצת עבורכם איך בונים תכנית עסקית, אבל לא רק – איך בונים אותה נכון, בצורה כזו שתאפשר לכם, לבנקים, למשקיעים ולשותפים לקבל תמונת מצב אמיתית על העסק והכיוון העתידי שלו. כשהכל כתוב מולכם והמספרים מול העיניים, הדרך שלכם להצלחה עסקית כבר חצי סלולה!

מהי תוכנית עסקית?

תוכנית עסקית היא מסמך בעל מספר עמודים, שמעניק הבנה עמוקה של העסק על כל היבטיו, מאפשר לנו לזהות הזדמנויות, אתגרים ולבנות את האסטרטגיה המתאימה.
הכנת תכנית עסקית כוללת תיאור מדויק של מטרות העסק (במספרים מדידים), תיאור המוצרים והשירותים שהעסק מציע וניתוח מעמיק של השוק והמתחרים.
בין יתר הדברים שצריכה להכיל תכנית עסקית טובה: תחזיות פיננסיות, אסטרטגיות שיווק ומכירות, תוכניות תפעוליות ועוד נושאים רבים אחרים.

מה המטרה של תכנית עסקית?

האם יצא לכם לנהוג למקום חדש ללא מפה או הנחיות ניווט? אם כן, הנסיעה כנראה הייתה ארוכה ומבלבלת יותר משציפיתם. גם ניהול עסק ללא תוכנית הוא דומה לנהיגה למקום בלתי מוכר ללא מפה – אתם לא יודעים לאן אתם הולכים והסיכוי שתגיעו ליעד בזמן הוא נמוך.

כפי שניתן להבין מהדוגמה, תוכנית עסקית היא אחד החלקים החשובים ביותר בבניית עסק מצליח, והיא נועדה כדי להגדיר במדויק לאן אתם רוצים שהעסק יגיע, ואיך להגיע לשם באופן היעיל ביותר.
היא כוללת הגדרה ברורה של יעדים כמותיים ואיכותיים בתחומים כמו מכירות, רווחיות, פעילות שיווקית ועוד. בנוסף, תכנית טובה גם תפרט את האסטרטגיות העיקריות בכל תחום שבהן יש לנקוט לצורך השגת היעדים.
התוכנית היא כמו מפה ומצפן, שמכוונים אותנו לכיוון שאליו העסק צועד. כל צעד נבחן בקפידה על פי המטרות ארוכות הטווח. כך תוכלו להבטיח שלא תלכו לאיבוד.

מעוניינים לפתוח עסק ולא יודעים ממה להתחיל, הכנו לפניכם מדריך מסודר שיסביר לכם כל מה שצריך לעשות על מנת לפתוח עוסק פטור בצורה מסודרת: תחילה נסביר מה זה עוסק פטור ולמי הוא מתאים ולאחר מכן נפרט על תהליך הפתיחה של העוסק הפטור.

מה זה עסק פטור

הקטגוריה של עוסק פטור מתאימה בדרך כלל לעסקים אשר צפי ההכנסות השנתי שלהם הוא נמוך. רשות המיסים מחליטה בכל שנה מה תהיה תקרת ההכנסה של כל עוסק פטור. בשנת 2023 הסכום היה 107,692 ₪ ובשנת 2024 הסכום הוא 120,000 ₪.
בעל עסק שלאורך השנה מסתבר שיש לו הכנסות גבוהות יותר מהסכום המקסימלי שנקבע, מחויב לסגור את התיק הזה במשרדי מע"מ ולפתוח במקום זאת תיק עוסק מורשה.

פתיחת תיק עוסק פטור

מי שמעוניין לפעול באופציה של עוסק פטור, אמור לפתוח תיקים בשלוש רשויות: מע"מ, מס הכנסה עבור תשלום מקדמות מס והמוסד לביטוח לאומי עבור תשלומים של אדם שהוא עצמאי.

פתיחת תיק במע"מ – מה צריך להכין?

• הכנת טופס 821 אשר מכיל את כל הפרטים האישיים של בעל העסק, מהו תחום העיסוק שבו הוא מתכוון לפעול ופרטי חשבון בנק.
• צילום של חוזה השכירות עבור הקליניקה, חנות וכו' או שמדובר בעסק שיפעל מהבית כמו בניית אתרי אינטרנט, שיווק ועוד.
• צילום של תעודת זהות כולל הספח.
• אישור על הסמכה מקצועית כמו לדוגמה מדריך בחדר כושר.

פתיחת תיק במס הכנסה – כל מה שנדרש:

• הכנה של טופס 5329 שזו בקשה לפתיחת תיק עצמאי.
• הכנה של טופס 2542 הכולל בקשה לקבלת פטור או קביעת שיעור ניכוי המס במקור. אם נקבע שיש אחוז מסוים של ניכוי מס במקור, כל לקוח יפחית מהתשלום שהוא אמור לשלם לעסק אחוז זה והפרש זה יועבר לזכותו של העסק במס הכנסה. אם לדוגמה שיעור המס במקור שנקבע הוא בשיעור % 3 , הלקוח ישלם לעסק % 97 מסכום העסקה ו – % 3 יועברו למס הכנסה. ההתחשבנות הסופית של תשלום המס הכולל תתבצע בדוח האישי השנתי שיכלול את מקדמות המס ששולמו במהלך השנה וגם את כל ניכויי המס במקור שהתקבלו מהלקוחות השונים.
• צילום של חוזה שכירות עבור המקום שבו אמור העסק לפעול, קליניקה, משרד וכו'
• צילום של תעודת הזהות כולל ספח.

פתיחת תיק במוסד לביטוח לאומי – להכין מראש:

• יש להגיש למוסד זה את טופס 6101 שבו יהיה פירוט של אומדן ההכנסות בשנת מס זו ובהתאם לכך ייקבע גובה התשלום החודשי. על פי היקף הפעילות בפועל יקבע מעת לעת המוסד לביטוח לאומי הפחתה או העלאה של גובה תשלום זה וזאת על פי נתוני ההכנסות שיוצגו בדוחות האישיים השנתיים.

מה ההבדל בין עוסק מורשה לעוסק פטור

עוסק פטור אינו גובה מע"מ מלקוחותיו וגם אינו מתקזז במע"מ על הוצאותיו. אך עוסק מורשה כן גובה מע"מ והוא גם מתקזז על המע"מ ששילם לספקיו.
מעבר לכך יש עוסקים מורשים שמדווחים ומשלמים מע"מ אחת לחודש או אחת לחודשיים, וזאת על פי צפי ההכנסות וקביעת שלטונות מע"מ.

מי יכול להיות עוסק פטור

תיק עוסק פטור אפשר לפתוח אם צפי ההכנסות תואם את הקביעה של מע"מ ואם מדובר בעסק קטן יחסית.
רשויות מע"מ קבעו על פי סעיף 13 לחוק, שיש כמה תחומי עיסוק שהם משרות אמון ולכן אי אפשר לפתוח עבור עיסוק זה תיק עוסק פטור אלא רק עוסק מורשה. 

רשימת המקצועות שאינם יכולים להיות עוסק פטור:

• עורך דין.
• סוכן ביטוח.
• שמאי.
• עיתונאי.
• חוקר פרטי.
• מנהל חשבונות.
• סוחר רכב.
• אדריכל.
• רופא שיניים.
• מהנדס.
• ועוד .

כמה עולה לפתוח עוסק פטור

אם אדם מבצע את פתיחת התיקים בעצמו, אין לכך עלויות. אם הוא מבצע מהלך זה באמצעות רואה חשבון או יועץ מס, קיימות שתי אפשרויות:
• חיוב של כמה מאות שקלים.
• אי חיוב עבור שירות זה, כיוון שזהו חלק מהשירות הכללי שמשלם הלקוח לאיש הכספים.

כמה זמן לוקח לפתוח עוסק פטור

יש כמה דרכים לפתיחת התיקים הנחוצים:

1. הגעה פיזית למשרדי מע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי לביצוע הפעולות האלו. תוך כמה שעות מסיימים את שלושת ההליכים האלו.
2. אפשר לשלוח את הטפסים הרלוונטיים בדואר וזה לוקח כמה ימים עד כמה שבועות עד שהנתונים נקלטים.
3. אפשר לשלוח בקשה מקוונת לרשויות המס והטפסים מטופלים בדרך כלל תוך כמה ימים.
4. האופציה הנוחה ביותר היא לבצע מהלכים אלו באמצעות יועץ מס או רואה חשבון שילוו בהמשך את העסק החדש. אנשי מקצוע אלו מקושרים online לתוכנות הרלוונטיות ולכן הם מבצעים בו במקום את פתיחת התיקים. הם מקבלים לכך אישור מידי וכך העסק יכול להתחיל לפעול באופן מידי.

מאיזה גיל אפשר לפתוח עוסק פטור

כל אדם שגילו הוא מעל גיל 18 יכול לפתוח תיק עוסק פטור. עם זאת אם יש אדם צעיר יותר שהוא מעל גיל 14 והוא מעוניין לפתוח תיק עוסק פטור, הוא יכול לבצע מהלך זה על ידי חתימה של אחד מהוריו שהוא האפוטרופוס שלו.

כמה מס הכנסה משלם עוסק פטור

רשות המיסים קובעת את שיעור המס בכל שנה על פי סך ההכנסות השנתיות של כל עוסק פטור:

כיצד משלם העוסק הפטור את תשלומיו לרשויות המס

עוסק פטור אינו משלם מע"מ ולכן רק בתחילת השנה הוא מדווח למע"מ דיווח מרוכז מה היו סך הכנסותיו בשנה החולפת.
את תשלומי מס הכנסה וביטוח לאומי השוטפים הוא יכול לשלם באמצעות המחאות, כרטיס אשראי או הוראת קבע. הדרך הנוחה ביותר היא באמצעות שידור המידע והתשלומים באופן מקוון באמצעות יועץ המס או רואה החשבון, כיוון שהם מקושרים לתוכנות הרלוונטיות.

אם אתה מעוניין לפתוח תיקים ברשויות וזה נראה לך סבוך או מורכב, תוכל להיעזר בעובדים המנוסים המבצעים שירותי משרד במיקור חוץ. הם יהיו בקשר עם יועץ המס או עם רואה החשבון, יעבירו לו את כל המסמכים הרלוונטיים לאחר שאתה תחתום עליהם וכך התהליך יקודם תוך פרק זמן קצר.

המלחמה המפתיעה שהחלה בישראל בתאריך 7.10.23 יצרה בעיות פיננסיות רבות מאד בקרב העסקים. יש כאלו שנסגרו מידית ואין בהם פעילות עסקית, כיוון שהם פועלים באזורי העימות או כיוון שהבעלים נמצא במילואים. יש עסקים אחרים שהשלכות המלחמה באות לביטוי בירידה משמעותית ביותר בהכנסות ולכן קשה מאד לפעול בעסק כאשר ההכנסות הן מועטות, למרות זאת את התשלומים השוטפים יש להמשיך לשלם כמו לדוגמה שכר דירה, חשמל, תשלומים לספקים עבור סחורה שסופקה ועוד.
בהתאם לסוג העסק ולאפשרויות הפיננסיות, המטרה היא לצוף על פני המים ולעשות כל שניתן על מנת לא לקרוס.

איך להתנהל כלכלית ולהגן על העסק בתקופת מלחמה

ישנם עסקים שהוציאו חלק מהעובדים לחופשה ללא תשלום ובכך חוסכים בהוצאות, אחרים לקחו הלוואות זמניות כדי לכסות פערים כלכליים וכולם מעוניינים לקבל את המענקים שאמורים לסייע ולו במעט.
הממשלה החליטה על מתווה מסוים לקבלת המענקים אך יש גם עסקים שנפגעו מהמלחמה והם אינם שייכים לאף אחת מקטגוריית המתווים, כמו לדוגמה אדם שהיה אמור לבצע עסקה בסך 50,000 ₪ והיא לא התממשה עקב המלחמה ואי אפשר להשוות זאת לשנה קודמת כיוון שאז לא עמדה עסקה כזו על הפרק.
סוגיות יוצאות דופן מסוג זה של הפסד הכנסות אמורות להיבדק באופן פרטני בשלב מאוחר יותר על ידי אנשי המקצוע של רשות המיסים.

האם אני זכאי למענק בתקופת חרבות ברזל

לאור מצב הלחימה מדינת ישראל הכריזה על אפשרות לקבל מענקי חרבות ברזל על פי קריטריונים שונים. חלק מהם מיועדים לתושבי קו העימות ואחרים מיועדים לעסקים בכל רחבי הארץ אשר נפגעו עקב המלחמה. המפתח לתחשיב זה הוא ההכנסות של אותו עסק בתקופה המקבילה אשתקד – 2022.
בעל עסק שמעוניין לדעת אם הוא עומד בקריטריונים של מענק לעסקים, אמור לעבור על כל המידע שמפורט במאמר זה ולפעול על פי ההנחיות. אפשרות נוספת היא להיעזר בקווי המידע של רשות המיסים, או בסיוע של רואה החשבון או יועץ מס שמלווים את העסק והם מעורים בכל הנתונים הקשורים למסלולי פיצויים לעסקים.

איזה סוגי מענקים קיימים

המדינה החליטה על שלושה נתיבי פיצוי אשר מיועדים לשלושה סוגי אוכלוסיות:

1. פיצויים לכלל העסקים בארץ – פיצוי הוצאות מזכות

על פי חוק הוראת שעה – חרבות ברזל התשפ"ד – 2023.
המטרה היא להעניק פיצוי לכל עסק אשר נפגע מהמלחמה כדי לגשר על הפערים הכספיים שנוצרו בו וזאת באופן יחסי על פי היקפי הנזק.
מדובר בקבלת מענק לעסקים קטנים אשר סך המחזור השנתי שלהם בשנת 2022 היה עד 300,000 ₪ והם יקבלו במקסימום 14,025 ₪. ואילו עסקים אשר סך המחזור השנתי שלהם בשנת 2022 היה עד 400,000 ₪, יקבלו במקסימום 1.2 מיליון ₪ וזאת על פי הטבלאות המצורפות.

כל אדם שמקים עסק קטן או חברה בע"מ מטפל בהרבה נושאים הקשורים לפיתוחו של העסק ולתפעולו. אך התחום הראשון בחשיבותו הוא ההיבט הפיננסי של העסק. כאשר מדובר בעסק שמנוהל באופן נכון בפן הכלכלי ואין כשלים יום יומיים בניהול חשבון הבנק, יכול בעל העסק לטפל בכל רבדי העשייה הקיימים בו. אך אם חלילה יש כשלים פיננסיים, התוצאות שלהם עלולות להיות חמורות ואף ליצור השלכות על קיומו של העסק במקרים קיצוניים.
זו הסיבה שכל בעל עסק דואג שיהיה ברשותו תזרים מזומנים עדכני אשר נתוניו מסונכרנים באופן קבוע, וכאשר פועלים על פיו, יש שליטה על כל הנושא הפיננסי של העסק.

מהו תזרים מזומנים

אחת הפעולות החשובות ביותר בעסק היא עדכון יום יומי של תזרים מזומנים. לצורך כך ממנה מנהל העסק אדם מסוים כמו לדוגמה מנהל הכספים, או אחד מהעובדים בהנהלת חשבונות. מדי יום הוא קולט מתוך תוכנת הנהלת החשבונות את הנתונים לגבי תשלומים, המחאות, כרטיסי אשראי, חשבוניות ועוד. בדרך זו הטבלה מעודכנת לפחות לשלושה חודשים קדימה והמידע מתווסף כל הזמן.
תזרים מזומנים הוא טבלה מפורטת התואמת את היתרה היום יומית של כל אחד מחשבונות הבנק של העסק, הן בזמן אמת והן בעתיד ולכן מכינים אותו לכמה חודשים קדימה. המטרה היא שהתזרים ישקף באופן מדויק את מצב הכספים בעסק.

איך לנהל נכון תזרים מזומנים לעסק

יש אפשרות לבצע ניהול תזרים מזומנים באמצעות טבלת אקסל מפורטת שהיא נוחה מאד לשימוש והיא בדרך כלל משותפת לכמה גורמים בחברה, או לחלופין להשתמש באחת התוכנות הייעודיות לצורך זה. בדרך זו מי שיש לו הרשאה יכול לעדכן נתונים על פי האסמכתאות, וגם לצפות בטבלה הזו כדי לראות מה אמור לקרות בימים הקרובים.
קיימת חשיבות רבה למידע של תזרים מזומנים לעסק כיוון שכך בעל העסק נמצא עם היד על הדופק והוא צופה מראש כשלים מסוימים ביתרה בחשבון הבנק. כאשר הוא יודע זאת מראש, יש לו מספיק זמן להיערך לכל תרחיש ולמצוא פתרונות שלא יובילו לחריגה ממסגרת האשראי שאושרה על ידי הבנק. המטרה החשובה ביותר היא שלא יוצר מצב חריג שבו יגבילו את הפעילות בחשבון הבנק.
לכן כאשר יש כשלים כמו לדוגמה לקוח שלא ביצע העברה בנקאית, או תשלום חריג שיש לבצע, הדבר מוציא את תזרים המזומנים מאיזון והצפי הוא לחריגה ממסגרת האשראי. במקרים האלו בעל העסק אמור למצוא פתרונות מידיים כיוון שבעוד יומיים צפויים לרדת הוראות קבע, או תשלומים לרשויות ובמצב הנוכחי לא יהיה להן כיסוי.

פתרונות לאיזון תזרים המזומנים שניתן לבצע:

• ניכיון של המחאות עתידיות כך שהן תיפרענה מידית. הדבר כרוך בתשלום ריביות אך לעיתים אין ברירה.
• הקדמת תשלום מלקוחות.
• הקדמת תשלום מחברות הסליקה של חברות האשראי.
• העברת בקשה לקבלת הלוואה בנקאית מהבנק או ממקור חוץ בנקאי לפרק זמן מסוים.
• עיכוב זמני של תשלומים לספקים ועוד.
• הזרמת כספים אישיים של בעל העסק כהלוואת בעלים.

כל עובד וכל מנהל הוא בעל זווית ראיה מסוימת ועל פיה הוא מתכנן את האסטרטגיה ואת סדרי העדיפויות שלו על פי הצורך העסקי, כדי ליצור אפקטיביות מיטבית. אך גם אם יש לו מוטיבציה גבוהה ויכולות מדהימות, לא תמיד הוא מנהל נכון את הזמן.

חשיבות ניהול זמן נכון ויעיל

ניהול זמן הוא נושא בעל חשיבות עליונה כיוון שבזכות ניהול נכון קיימת מסוגלות לבצע את מלוא הפעולות הנדרשות תוך פרק זמן קצר, תוך דאגה לכך שתהיה עשייה רוחבית של כל המטלות, בלי שאף אחת מהן תיפול בין הכיסאות.
לכן כל עובד שמעוניין לבצע עבודה מושלמת, חייב לבחון את אופן ניהול הזמן שלו ובהתאם למסקנות האישיות האלו ליצור מקצה שיפורים. לאחר מכן קיימת סבירות גבוהה שתפוקת העבודה שלו תהיה הרבה יותר גבוהה ועם זאת תעלה גם רמת שביעות הרצון שלו מהעובדה שכל הנושאים מטופלים על ידו כהלכה ובמסגרת הזמן שהוקצה לכך.
עובדים ובעיקר מנהלים בכירים שמרגישים שהם לא ממצים כראוי את היכולות שלהם ואינם מנהלים מספיק טוב את זמנם, נעזרים ביועצים אשר בוחנים את התפקוד שלהם ברבדים השונים ומציעים להם לבצע שינויים מסוימים בשיטות העבודה, כדי להשיג תועלת מקסימלית.

איך לנהל את הזמן נכון : זמן שווה כסף

ניהול נכון של הזמן הוא ייעודי לסוג העבודה שיש לבצע, על פי סוג העיסוק ותפקידו של כל עובד. לכן שיטת העבודה משתנה מאדם לאדם, אך יש כמה עקרונות בסיסיים שהם זהים לכל מקומות העבודה כמו לדוגמה:
1. יצירת אבני דרך ולוח זמנים מפורט, אשר מובילות להשראה הנכונה, לתכנון נכון של אופן העבודה באמצעות אפליקציות, תוכנות ועוד.
2. תיעוד יום יומי של תהליכי העבודה ויצירת שלד אשר בנוי ממערכי עבודה המתאימים לתוכניות עתידיות.
3. בכל נקודת זמן יש לבצע מטלה אחת בלבד ולבצע אותה היטב מתחילתה ועד סופה, כדי ליצור תכנון זמן נכון.
4. מעבר לשלבי העבודה השונים יש ליצור חלונות זמן אשר מיועדים לתמיכה במעטפת של ביצוע המשימות הגדולות, כמו ניתוח נתונים, פעולות אדמיניסטרטיביות, פעולות שיווקיות ספציפיות ועוד.
5. יש לפעול לאורך כל הדרך תוך חיזוק האג'נדה המקצועית והאסטרטגיה של החברה כדי לקדם את דפוסי העבודה שמשרתים את העסק.
6. שגרת העבודה הקבועה היא הבסיס לימים יעילים שבהם מקדמים את המהלכים החשובים ביותר ומעניקים לעובד מעטפת של חיוניות, רצון להצליח ומצב רוח מעולה.